Conoce los Puntos Clave de la Administración de Propiedades en Renta. ¡Mejora Tus Habilidades Como Administrador!
Vivimos un repunte de los alquileres de vivienda. En las principales ciudades se vive un alza de los alquileres de corta y larga estancia. Para los dueños de estas viviendas hoy más que nunca es esencial saber cómo administrar departamentos en renta.
¿En qué consiste esta gestión? ¿Cuáles son los problemas más habituales a los que se enfrenta un arrendatario? ¿Es recomendable que el dueño mismo se encargue de este proceso? ¿Con qué herramientas tecnológicas se cuenta para realizarlo?
Hemos preparado este artículo para responder a todas tus preguntas, de manera que obtengas los mayores beneficios en tu ejercicio de administración.
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La posesión de una vivienda puede convertirse en una fuente de ingresos constante a través del alquiler. Sin embargo, el cobro de la renta no es una tarea sencilla y puede llevar a pérdidas y graves problemas para el dueño.
Esto se debe a que hay toda una serie de factores que intervienen en este proceso que lo problematizan en extremo: desde la elección del inquilino viable hasta la elaboración de un contrato realmente vinculante.
Es ahí donde entra la administración de departamentos en renta: una gestión que conoce, comprende y ejecuta los aspectos legales, logísticos y financieros que implican poner una propiedad en arriendo.
Administrar departamentos en renta es una actividad compleja que implica conocimientos legales, contables e inmobiliarios.
Gracias a esta especialidad del negocio inmobiliario, el alquiler de viviendas, oficinas y locales llegará a buen término para quien lo ofrece y para quien lo arrienda. El administrador funge como un nexo entre ambos y un atenuador de conflictos.
Este profesional (o empresa administradora) responderá a todas tus preguntas sobre cómo administrar departamentos en renta. Entre otros aspectos, se encarga de:
Entre otras funciones, que tienen el objetivo de evitar pérdidas, daños en el inmueble y problemas legales para el dueño.
Es recomendable que este proceso sea realizado por una persona experta en cómo administrar departamentos en renta. Un agente de bienes raíces, un abogado o un administrador con experiencia en el ramo.
Desde hace algunos años, la administración de propiedades en alquiler es una gestión ofrecida por inmobiliarias. La ventaja en este caso es el respaldo de una empresa, pero la comisión sobre las rentas es más alta que la de un particular.
Además, como el administrador va a fungir de nexo entre propietario y arrendatario, un administrador independiente le dará un toque más personal y humano.
Como hemos mencionado, el oficio de cómo administrar departamentos en renta se compone de diversas actividades que requieren conocimiento, experiencia y cuidado por el detalle.
Y es que se trata de un proceso que demanda diversas habilidades: desde experiencia en contratos inmobiliarios hasta aptitudes de marketing.
De manera que vamos a precisar cuáles son las claves para administrar propiedades en alquiler.
Lo peor que le puede pasar al dueño de una propiedad en renta es que esta se encuentre vacía. Se trata de una situación que va a suceder entre la partida de inquilinos y la llegada de otros. Es un periodo en el que solo hay pérdidas en cuanto a servicios y mantenimiento.
Por lo tanto, es vital que el espacio se oferte, se dé a conocer y atraiga a arrendatarios potenciales. Las redes sociales y los portales inmobiliarios son un escaparate excelente para tal fin.
Es importante que al publicitar el espacio en estos sitios se realice con una buena cantidad de fotos atractivas, descripción del inmueble, servicios, capacidad, así como los requisitos para alquilarlo (documentos y garantías).
También es importante señalar la ubicación, pero no la dirección exacta. Deben proporcionarse datos de contacto para ofrecer dicha información, así como el monto de la renta. De esta manera se obliga a una vinculación inmediata.
Para evitar futuros conflictos por impagos o apropiaciones ilegales es necesario establecer filtros muy demandantes para elegir a los arrendatarios. En este sentido los documentos probatorios son determinantes.
Una de las tareas más importantes del administrador de departamentos en renta es la de elegir a los inquilinos viables.
Es recomendable contar con especialistas que realicen un estudio socioeconómico de cada candidato, así como de la veracidad de su documentación y comprobantes. También es imprescindible certificar la validez de los avales y de las garantías.
El medio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones tanto del dueño como del arrendatario es un contrato de alquiler. En él se señala:
Y, en esos mismos incisos, se especifican las razones por las que se extingue el contrato antes de su finalización.
Para evitar posibles problemas en el futuro, lo ideal es notarizar los contratos. Como administrador de una propiedad en arriendo debes asegurarte de obtener las firmas de todos los involucrados y notarizar el documento correspondiente.
Entre las tareas más importantes del administrador de un alquiler está la de realizar los inventarios previos a la entrega de la propiedad al arrendatario y de su recepción al final del contrato.
Se trata de un inventario que puede apoyarse con fotos, en donde se describe el contenido con el que se entrega y recibe el departamento. Algo de gran importancia sobre todo en los casos en los que se trata de una propiedad amueblada.
Con este inventario, el administrador elabora un documento llamado Acta de Entrega y Recepción de las Propiedades. Mediante él, se puede establecer el pago de indemnizaciones al dueño por motivo de pérdidas o daños.
La función más importante del administrador como nexo entre el arrendatario y el dueño de la propiedad es la del cobro del monto mensual del alquiler en suficiencia y oportunidad.
También será el encargado de entregar esta cantidad al dueño, una vez retirados los impuestos por ley y su propia comisión.
Es el responsable, además, del cálculo del aumento del alquiler en los periodos y porcentajes definidos por contrato, y de notificar al arrendatario.
Es importante que el administrador pacte con el propietario y con el arrendatario las fechas de mantenimiento de la propiedad. De manera que el propietario disponga de los recursos para su pago y el arrendatario permita el acceso para su realización.
Parte del cómo administrar departamentos en renta es adelantarse a las reparaciones mayores mediante una agenda de mantenimiento preventivo.
Todas las actividades anteriores están atravesadas por la labor más valiosa de todas: el rol que tiene el administrador como intermediario entre el propietario y el arrendatario.
Su función debe ser la de mediar las solicitudes de ambos y gestionar los conflictos naturales a este tipo de actividad.
La guía universal a este respecto debe ser el contrato de alquiler.
El control que demanda el cómo administrar departamentos en renta no es un proceso sencillo. Se demanda la consideración de varios aspectos y de actividades con especialidades tan diversas que no es recomendable que sea realizado por el propietario.
Es recomendable que sea ejecutado por un profesional experimentado. Ya sea independiente o empleado de una empresa inmobiliaria. Y es que, a pesar de su experticia, este tipo de administración resultará muy demandante.
La administración de una propiedad produce, por su misma naturaleza, una gran serie de productos y documentos: contratos, actas, recibos, comunicados y hasta anuncios publicitarios.
No resulta sencillo realizar todas las actividades que implica esta gestión y confeccionar adecuadamente y hacer seguimiento puntual de todos estos productos documentales.
Hasta ahora, de manera tradicional, la administración de un departamento en renta se realiza de manera manual: mediante documentos, cálculos y registros. Con la omisión o pérdida de uno de estos documentos, se producen graves complicaciones.
Es por ello que, para responder a las necesidades de cómo administrar departamentos en renta, es recomendable el uso de herramientas tecnológicas. La más importante de ellas es el Property Management Software (PMS) o Software de Administración de Propiedades.
El PMS está diseñado para centralizar y facilitar las operaciones de la gestión de una propiedad. Se adapta a todos los modelos de renta: larga o corta estancia, incluyendo aquellas que se pagan a través de apps como Airbnb.
Este software resuelve todas las necesidades de cómo administrar departamentos en renta, desde la comunicación con propietarios hasta la promoción de propiedades vacantes.
Un buen software para administrar departamentos en renta debe considerar tres gestiones: gestión comercial, de contratos y de la comunidad.
La más importante de las funciones de este tipo de programas es que reúne todos los documentos por cumplimentar y se programan alertas para realizar su llenado y entrega oportuna.
Un PMS debe reunir una serie de capacidades muy específicas para que le resulte útil a un administrador. ¿De qué funciones estamos hablando?
De entre toda la oferta de PMS destaca Pop Estate, un programa ideal para la administración de propiedades en Latam. ¿Por qué te lo recomendamos?
Pop Estate es un Property Management Software que hace de la gestión de alquileres una posibilidad al alcance de todos. Su objetivo es mejorar la experiencia de administradores, propietarios e inquilinos.
Se trata de una plataforma de interfaz intuitiva y empleo sencillo que se centra en los tres aspectos fundamentales de cómo administrar departamentos en renta:
Administración de tus propiedades, desde su vacancia hasta el control de sus precios. Gestión de su marketing y filtrado de prospectos con envíos de cotizaciones.
Con su elaboración en pocos pasos. Gestión de renovaciones y anexos, la automatización de las cobranzas, así como el control de su morosidad. Incluye aplicación de CheckIn y CheckOut.
Gestión de comunidad
Para todo lo relacionado con gastos comunes y el uso de áreas adyacentes a las propiedades, así como los aspectos de convivencia. Con agenda y herramientas de notificación.
Con herramientas de gestión de vagancia, cobro y contratos. Integración sencilla con ERP y Excel.
La clave para administrar departamentos en renta es lograr un control absoluto de todos los aspectos que implica este ejercicio. Una gestión que va del marketing inmobiliario a las notificaciones de cobro y la entrega de la propiedad al arrendatario.
La mejor manera de realizar todas estas tareas (incluida la creación y actualización de contratos y aspectos de contabilidad) es mediante el uso de un PMS. Este tipo de programa ayuda a resolver en tiempo y forma todas esas actividades.
El software para la administración de propiedades de Pop Estate es tu mejor alternativa a este respecto: un recurso SaaS que simplifica todo el proceso con prestaciones únicas, como la gestión de la comunidad y la integración con otras herramientas.
Ponte en contacto con nosotros para contarte todo lo que podemos hacer para mejorar tu experiencia como administrador de propiedades.
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